Gantt-Diagramm – Balkenplan
Eine Ameise erklärt der anderen das Balkendiagramm bzw. Gantt-Diagramm – und zeigt auf die Schlüsselstelle: „Hier geschieht ein Wunder".
Wer schon einmal einen detaillierten Projektplan gesehen hat, kennt wahrscheinlich genau diesen Moment: Die Balken sind sauber eingezeichnet, Termine festgelegt und Abhängigkeiten berücksichtigt. Aufgabe A endet am Dienstag, Aufgabe B beginnt am Mittwoch – und irgendwann soll daraus das fertige Projekt entstehen.
Nur wie genau?
An dieser Stelle hilft manchmal offenbar nur noch ein kleines Wunder.
Unser Gantt-Diagramm nimmt genau diese Situation auf und darf unter der Creative-Commons-Namensnennung-4.0-International-Lizenz frei verwendet werden. Wie auch unser Projektplan und das Kreisdiagramm kann die Grafik beispielsweise in Präsentationen, Vorträgen, Schulungen oder Projektmeetings eingesetzt werden.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist eine grafische Darstellung eines Projektplans auf einer Zeitachse. Die einzelnen Aufgaben eines Projekts werden dabei als horizontale Balken dargestellt.
Die Position eines Balkens zeigt, wann eine Aufgabe beginnt, und seine Länge zeigt, wie lange sie dauert. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben nacheinander stattfinden und welche parallel bearbeitet werden können.
Typische Bestandteile eines Gantt-Diagramms sind:
- Aufgaben und Arbeitspakete,
- Start- und Endtermine,
- Dauer einzelner Aufgaben,
- Meilensteine,
- Abhängigkeiten,
- Zuständigkeiten und
- der aktuelle Projektfortschritt.
Damit eignet sich ein Gantt-Diagramm besonders gut für Projekte, bei denen Termine, Reihenfolgen und Abhängigkeiten eine wichtige Rolle spielen.
Gantt-Diagramm oder Balkenplan?
Die Begriffe Gantt-Diagramm, Gantt-Chart und Balkenplan werden im Projektmanagement häufig für sehr ähnliche Darstellungen verwendet.
Das Grundprinzip ist immer dasselbe: Auf einer horizontalen Zeitachse wird dargestellt, wann einzelne Vorgänge stattfinden und wie lange sie dauern.
Der Name Gantt-Diagramm geht auf den US-amerikanischen Ingenieur Henry Gantt zurück. Heute gehören Gantt-Diagramme zu den bekanntesten Visualisierungen im Projektmanagement.
Ob Bauprojekt, Softwareentwicklung, Marketingkampagne, Veranstaltung oder Website-Relaunch: Sobald mehrere Aufgaben zeitlich aufeinander abgestimmt werden müssen, kann ein Balkenplan schnell für mehr Übersicht sorgen.
Wann ist ein Gantt-Diagramm sinnvoll?
Ein Gantt-Diagramm ist besonders hilfreich, wenn ein Projekt aus mehreren Arbeitsschritten besteht und nicht jede Aufgabe unabhängig von den anderen erledigt werden kann.
Ein einfaches Beispiel:
Bevor eine neue Website online gehen kann, müssen möglicherweise zunächst das Design fertiggestellt, Texte erstellt, Funktionen programmiert und Tests durchgeführt werden. Einige Arbeiten können parallel stattfinden, andere erst beginnen, wenn eine vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde.
Im Gantt-Diagramm werden diese Zusammenhänge sichtbar.
Besonders sinnvoll sind Gantt-Diagramme deshalb bei:
- Projekten mit festen Terminen,
- mehreren Projektphasen,
- vielen beteiligten Personen oder Teams,
- voneinander abhängigen Aufgaben,
- wichtigen Meilensteinen und
- längeren Projektlaufzeiten.
Für sehr kleine oder stark flexible Projekte kann dagegen eine einfache Aufgabenliste oder ein Kanban-Board übersichtlicher sein.
Der wichtigste Teil: Abhängigkeiten
Ein schöner Balkenplan allein macht noch keinen guten Projektplan.
Besonders wichtig sind die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben.
Kann Aufgabe B erst beginnen, wenn Aufgabe A abgeschlossen wurde, muss diese Beziehung im Projektplan berücksichtigt werden. Verzögert sich A um drei Tage, kann sich dadurch auch B verschieben – und möglicherweise alle nachfolgenden Aufgaben.
Genau hier entstehen in vielen Projektplänen jene Stellen, an denen plötzlich ein Wunder erforderlich wäre.
Ein realistischer Projektplan sollte deshalb nicht nur beantworten:
Wann soll eine Aufgabe fertig sein?
Sondern auch:
Was muss vorher passiert sein, damit sie überhaupt beginnen kann?
Was sind Meilensteine?
Neben den normalen Aufgaben werden in Gantt-Diagrammen häufig Meilensteine dargestellt.
Ein Meilenstein besitzt normalerweise keine längere Dauer, sondern markiert einen wichtigen Zeitpunkt oder ein erreichtes Ergebnis innerhalb des Projekts.
Das können beispielsweise sein:
- Freigabe eines Konzepts,
- Abschluss einer Projektphase,
- Übergabe an einen Kunden,
- Veröffentlichung einer Website,
- Produktionsstart oder
- Projektabschluss.
Meilensteine helfen dabei, größere Projekte in überschaubare Abschnitte zu unterteilen.
Vorteile eines Gantt-Diagramms
Der größte Vorteil eines Gantt-Diagramms ist die visuelle Übersicht.
Statt sich durch lange Aufgabenlisten und Terminpläne zu arbeiten, lässt sich relativ schnell erkennen, was wann passieren soll und welche Aufgaben miteinander zusammenhängen.
Gantt-Diagramme können dadurch helfen,
- Projektlaufzeiten besser einzuschätzen,
- Überschneidungen zu erkennen,
- Abhängigkeiten sichtbar zu machen,
- Termine zu kommunizieren,
- den Projektfortschritt zu verfolgen und
- Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Gerade bei größeren Projekten schafft ein gemeinsamer Balkenplan außerdem eine gute Grundlage für Abstimmungen mit Teammitgliedern, Kunden und anderen Beteiligten.
Nachteile von Gantt-Diagrammen
Natürlich löst auch ein Gantt-Diagramm nicht alle Probleme.
Je größer ein Projekt wird, desto umfangreicher kann der Balkenplan werden. Hunderte einzelne Aufgaben, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten können aus einer ursprünglich übersichtlichen Grafik schnell ein ziemlich komplexes Gebilde machen.
Außerdem gilt:
Ein Gantt-Diagramm ist nur so aktuell wie die Daten, die darin stehen.
Wenn sich Termine ändern, Aufgaben länger dauern oder neue Anforderungen hinzukommen, muss auch der Projektplan angepasst werden.
Ein perfekt aussehender Balkenplan, der seit vier Wochen nicht mehr aktualisiert wurde, ist meistens weniger hilfreich als eine einfache, aber aktuelle Aufgabenliste.
Gantt-Diagramm erstellen: Welche Tools gibt es?
Für ein einfaches Gantt-Diagramm braucht man nicht zwingend spezielle Projektmanagement-Software.
Kleine Balkenpläne lassen sich bereits mit Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen. Dabei werden Aufgaben in einer Tabelle erfasst und die Laufzeiten anschließend auf einer Zeitachse visualisiert.
Für umfangreichere Projekte gibt es spezielle Projektmanagement-Tools.
Je nach Einsatzgebiet kommen beispielsweise infrage:
Microsoft Project
Ein klassisches Werkzeug für umfangreiche Projektplanung mit Aufgaben,
Ressourcen, Abhängigkeiten und Zeitplänen.
Asana
Bietet neben Aufgabenlisten und Boards auch Zeitleisten
beziehungsweise Gantt-Ansichten und eignet sich besonders für die
Zusammenarbeit in Teams.
Jira
Wird häufig in Software- und IT-Projekten eingesetzt. Über
Zeitleisten und Planungsfunktionen können auch längerfristige Abläufe
und Abhängigkeiten visualisiert werden.
ClickUp, Monday.com, Smartsheet oder Wrike
Diese Lösungen kombinieren Aufgabenmanagement mit Zeitplänen,
unterschiedlichen Projektansichten und Funktionen für die
Zusammenarbeit.
Welches Tool am besten geeignet ist, hängt allerdings weniger von der Anzahl der Funktionen als vom Projekt selbst ab.
Für ein Projekt mit zehn Aufgaben kann eine Excel-Tabelle vollkommen ausreichend sein.
Für ein internationales Projekt mit mehreren Teams, hundert Abhängigkeiten und einem festen Liefertermin eher nicht.
Ein Gantt-Diagramm verhindert keine Wunder
Ein Balkenplan kann zeigen, wann etwas passieren soll.
Er kann Verantwortlichkeiten darstellen, Abhängigkeiten sichtbar machen und vor drohenden Terminproblemen warnen.
Was er allerdings nicht kann:
die Realität dazu zwingen, sich an den Projektplan zu halten.
Menschen werden krank. Kunden ändern Anforderungen. Lieferungen kommen zu spät. Eine vermeintliche Zwei-Stunden-Aufgabe dauert plötzlich drei Tage.
Gute Projektplanung bedeutet deshalb nicht, einen möglichst perfekten Balkenplan zu erstellen. Sie bedeutet, einen Plan zu schaffen, der verständlich, realistisch und anpassbar ist.
Und wenn zwischen zwei perfekt geplanten Balken trotzdem eine kleine unerklärliche Lücke bleibt?
Dann wissen wir zumindest, was dort geschieht:
Ein Wunder. 😉