Und hier geschieht ein Wunder
Eine Ameise erklärt der anderen Ameise den Projektplan – und zeigt auf die entscheidende Stelle: „Hier geschieht ein Wunder".
Als erfahrene Projektplaner haben wir in den vergangenen Jahren schon viele solcher Wunder erlebt. Vor einiger Zeit wollten wir in einem Vortrag die bekannte „Hier geschieht ein Wunder"-Zeichnung nutzen. Da wir aber weder den Urheber der deutschen noch der englischen Version („then a miracle occurs") ermitteln konnten, erstellten wir uns – um keine Urheberrechte zu verletzen – einfach eine eigene Version.
Diese stellen wir unter der Creative-Commons-Namensnennung-4.0-International-Lizenz zur Verfügung.
Zusätzlich zum klassischen Projektplan haben wir eine Gantt-Diagramm-/Balkenplan-Version und eine Kreisdiagramm-Version erstellt.
Wenn im Projektplan plötzlich ein Wunder nötig wird
Der Witz funktioniert vermutlich deshalb so gut, weil fast jeder, der schon einmal an einem größeren Projekt beteiligt war, diese Situation kennt: Der Projektplan sieht hervorragend aus – zumindest auf dem Papier.
Aufgabe A ist am Montag abgeschlossen, Aufgabe B beginnt am Dienstag und drei Wochen später steht das fertige Ergebnis. Dazwischen fehlen allerdings ein paar Kleinigkeiten: Entscheidungen müssen getroffen, Daten geliefert, Schnittstellen programmiert, Inhalte erstellt oder Freigaben eingeholt werden.
Und genau dort steht im übertragenen Sinne:
„Hier geschieht ein Wunder."
Gute Projektplanung versucht deshalb nicht, die Zukunft möglichst exakt vorherzusagen. Sie macht vielmehr sichtbar, was getan werden muss, wer dafür verantwortlich ist, welche Abhängigkeiten bestehen und wo Risiken entstehen können.
Was gehört in einen guten Projektplan?
Ein Projektplan sollte zunächst ein klares Ziel definieren. Daraus lassen sich Arbeitspakete und konkrete Aufgaben ableiten. Für jede wichtige Aufgabe sollten Verantwortlichkeiten, Termine und mögliche Abhängigkeiten bekannt sein.
Hilfreich sind unter anderem:
- ein klar definiertes Projektziel,
- Aufgaben und Arbeitspakete,
- Verantwortlichkeiten,
- Start- und Endtermine,
- Meilensteine,
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben,
- benötigte Ressourcen,
- bekannte Risiken und
- ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes.
Gerade die Abhängigkeiten werden gerne unterschätzt. Wenn Aufgabe B erst starten kann, sobald Aufgabe A abgeschlossen wurde, reicht es nicht, beide Aufgaben einfach mit einem Termin zu versehen. Verzögert sich A, verschiebt sich möglicherweise das gesamte Projekt.
Ein guter Projektplan macht solche Zusammenhänge sichtbar – bevor dafür ein Wunder erforderlich wird.
Gantt-Diagramm, Kanban oder einfache Aufgabenliste?
Nicht jedes Projekt benötigt einen komplexen Projektplan.
Für kleine Projekte kann bereits eine einfache Aufgabenliste vollkommen ausreichen. Kanban-Boards eignen sich besonders gut, wenn Aufgaben verschiedene Bearbeitungsstände wie „Offen", „In Arbeit" und „Erledigt" durchlaufen.
Bei Projekten mit vielen Terminen und Abhängigkeiten ist dagegen ein Gantt-Diagramm beziehungsweise Balkenplan hilfreich. Dabei werden Aufgaben auf einer Zeitachse dargestellt. So lässt sich schnell erkennen, welche Aufgaben parallel laufen und welche voneinander abhängig sind.
In agilen Projekten kommen häufig Kanban- oder Scrum-Boards zum Einsatz. Auch klassische und agile Methoden lassen sich miteinander kombinieren. Entscheidend ist nicht die Methode, sondern dass das Team weiß, was als Nächstes passieren muss und wer dafür verantwortlich ist.
Welche Tools eignen sich zur Projektplanung?
Das beste Projektmanagement-Tool ist nicht zwangsläufig das mit den meisten Funktionen. Es ist dasjenige, das vom Team tatsächlich genutzt wird.
Für kleinere Projekte reichen häufig Excel, Google Sheets oder einfache To-do-Listen. Wer Aufgaben lieber visuell organisiert, kann beispielsweise mit Trello oder ähnlichen Kanban-Tools arbeiten.
Für umfangreichere Projekte bieten Lösungen wie Asana, Jira, Microsoft Planner oder Microsoft Project zusätzliche Möglichkeiten, Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine und Abhängigkeiten abzubilden. Jira unterstützt beispielsweise unterschiedliche Ansichten wie Listen, Boards, Kalender und Timelines und kann damit sowohl einfache Aufgabenverwaltung als auch umfangreichere Projektplanung abbilden.
Welches Werkzeug sinnvoll ist, hängt von Projektgröße, Team, Arbeitsweise und gewünschtem Detaillierungsgrad ab.
Ein Projekt mit fünf Aufgaben benötigt schließlich kein Projektmanagement-System mit 200 Feldern.
Manchmal ist ein Post-it die bessere Lösung.
Planung ersetzt trotzdem keine Realität
Auch der beste Projektplan verhindert keine Überraschungen. Anforderungen ändern sich, Kollegen werden krank, Kunden ändern ihre Meinung und eine Aufgabe, die ursprünglich zwei Stunden dauern sollte, beschäftigt plötzlich das gesamte Team mehrere Tage.
Deshalb sollte ein Projektplan kein unveränderliches Dokument sein. Er muss regelmäßig überprüft und angepasst werden.
Und wenn trotz sorgfältiger Planung zwischen zwei Projektphasen immer noch eine unerklärliche Lücke bleibt?
Dann wissen wir zumindest, was dort passiert:
Hier geschieht ein Wunder. 😉
Viel Spaß mit den Bildern – und natürlich bei den nächsten Projekten.